Actualmente, enviar archivos grandes por correo electrónico significa un enorme reto si no cuentas con las herramientas. Diariamente, son millones los correos con archivos con información relevante que se envían por correo, pero estos servicios de correo tienen límites de tamaño de archivo. Por esto, a continuación te enseñamos cómo enviar archivos grandes con éxito.
La importancia de optimizar un PDF antes de enviarlo
Desde pequeñas a grandes empresas suelen enviar miles de correos electrónicos mediante los proveedores más importantes. Los correos masivos de Gmail, Outlook o Yahoo son de gran importancia en la comunicación digital hoy en día. Aun así, tienen ciertas normas en cuanto a los archivos que se deben cumplir obligatoriamente.
El mayor inconveniente es el tamaño de los archivos, que por lo general, el tamaño máximo permitido suele ser de 25 MB. Los documentos empresariales con gran cantidad de datos, informes y demás detalles pueden pasar fácilmente este tamaño. Esto se puede resolver al reducir el tamaño a través de archivos PDF.
Métodos más eficaces para reducir el tamaño de un PDF
Al buscar cómo enviar un PDF que pesa mucho por correo electrónico, lo más oportuno es optimizar su tamaño. Esto se logra con diferentes métodos, a continuación te presentamos los más usados:
• Compresión de las fotos dentro del PDF: Reducir la resolución de las fotos insertadas puede disminuir en gran medida el peso total del archivo, manteniendo una calidad adecuada para la lectura y la presentación.
• Deshacer los datos ocultos: Limpiar el PDF de versiones antiguas, comentarios y metadatos puede hacer que el archivo sea más liviano.
• Uso de herramientas especializadas: Para disminuir tamaño de PDF puedes utilizar herramientas como PDF Guru que ofrece opciones que optimizan su tamaño en pocos minutos.
La oportunidad de enviar correos grandes se consigue al comprimir el contenido, eliminando así el tamaño innecesario y manteniendo la calidad del mismo. Cada uno de estos métodos los puedes realizar de forma intuitiva, logrando así hacer tus envíos al optimizar el contenido.
Factores que influyen en el tamaño de un archivo PDF
Hay muchos motivos por lo que un archivo PDF puede tener un peso elevado, identificar el factor que afecta tu documento es oportuno. Entre los factores más frecuentes están los siguientes:
| Elemento que aumenta el tamaño | Descripción |
| Imágenes de alta resolución | Fotografías o gráficos incrustados sin compresión previa ocupan gran parte del espacio del archivo PDF. |
| Fuentes incrustadas | Algunos documentos incluyen fuentes personalizadas que agregan peso extra al archivo final. Elimina o cambia este tipo de fuentes para reducir su peso final. |
| Elementos multimedia | Videos o audios embebidos dentro del PDF incrementan considerablemente su tamaño total. Intenta enviar por separado este tipo de elementos para optimizar su peso. |
| Metadatos y datos innecesarios | Versiones anteriores, comentarios o formularios sin limpiar también añaden peso innecesario al archivo. Asegúrate de elegir la versión más actualizada, sin este tipo de detalles para mantener la información relevante en tu archivo. |
Así como estos, son muchos los aspectos que pueden estar aumentando en gran parte el peso final de tu documento PDF. Encontrar una solución al saber cómo enviar un PDF que pesa mucho es sencillo al saber estas características.
¿Cómo mantener la calidad al comprimir un archivo PDF?
Es común que consigas reducir el tamaño de tu archivo pero afectando negativamente la calidad del contenido. Para hacer un buen trabajo al momento de reducir el tamaño de PDF para enviar por correo electrónico, la calidad del contenido debe mantenerse. Para lograrlo, sigue estos tips:
• Haz una división en documentos extensos: Si tras completar la compresión del archivo sigue siendo muy pesado, considera dividirlo. Así podrás enviarlo de forma más optimizada y manteniendo su calidad.
• Utiliza servicios de almacenamiento en la nube: Existen algunas opciones como Google Drive, Dropbox u OneDrive que ofrecen la opción compartir un enlace de descarga en vez de enviar documentos grandes directamente.
• Comprueba el límite de tu proveedor de correo: Previo a realizar un envío del archivo, confirma que su tamaño no supere el límite. Podría cumplir con lo exigido y así no tener que hacer ninguna modificación.
• Avisa al destinatario: Si envías un archivo grande o varios adjuntos, informa al receptor para que esté preparado para recibirlo y revisarlo oportunamente.
En tu flujo de trabajo, al manejar y gestionar tus documentos, es importante considerar estos consejos para mantener una buena calidad y bajo peso. El almacenamiento en la nube, herramientas online y división de grandes archivos son excelentes alternativas a implementar.
Conclusión
La necesidad de enviar correos grandes es cada vez más frecuente sin importar a lo que te dediques. Ya seas estudiante o trabajador para una empresa, tarde o temprano te encontrarás con un archivo pesado para enviar por correo electrónico. Considerando estos consejos, podrás enviar archivos grandes PDF vía correo sin mayor inconveniente.
