Un nuevo marco normativo se aproxima al espacio laboral español: el registro de jornada en formato digital deja de ser una sugerencia y se convierte en una obligación legal.

El anteproyecto presentado por el Gobierno también incluye la reducción progresiva de la jornada semanal a 37,5 horas, un giro que supone un cambio profundo en la gestión del tiempo de trabajo y en la cultura empresarial.

En este artículo abordaremos el contexto legal, los beneficios inmediatos que pueden obtener quienes adopten soluciones digitales de control horario como las de Sesame HR, y los riesgos a los que se exponen los incumplidores.

La obligación de fichar de modo electrónico deja fuera de juego los métodos manuales, las hojas de papel o esos listados de Excel sin trazabilidad que una vez sirvieron como respaldo informal.

Fichaje 100% digital y reducción de jornada

El Gobierno advierte que, según la nueva legislación, la carga de 40 horas semanales menguará automáticamente a 37,5 sin reducción de salario. Se espera que esta compresión horaria no solo mejore la conciliación de la vida personal y profesional, sino que, al establecer un control más riguroso, derive en un control más exhaustivo de los tiempos de trabajo.

Para hacer esto posible, el Ejecutivo exige que fichar jornada laboral sea de forma digital, prohibiendo sistemas manuales, que carecen de trazabilidad y fiabilidad.

Los datos tienen que ser inmutables, es decir, una vez registrados, no pueden ser alterados sin dejar rastro. El trabajador podrá acceder a ellos en cualquier momento, de forma directa y sencilla.

La Inspección de Trabajo y los sindicatos tendrán el mismo acceso, y la información deberá permanecer guardada durante un mínimo de cuatro años. El sistema tiene que ser seguro, automático y disponible a golpe de clic.

Razones detrás de la digitalización obligatoria

El impulso hacia el fichaje digital no es fruto del azar, responde a objetivos muy concretos. Busca reducir el fraude laboral: un sistema digital garantiza precisión e imparcialidad.

Modernizar la gestión del personal es otro motivo: el entorno laboral pide soluciones rápidas y fiables. Además, un sistema digital facilita que la Inspección vea los datos en tiempo real y verifique su validez sin retrasos.

Desde la óptica del trabajador, el acceso sencillo a sus propios datos refuerza la transparencia y el derecho a desconectarse fuera de horario.

La medida también mira hacia el futuro: jornadas más cortas, teletrabajo y esquemas híbridos requieren herramientas que se adapten rápido.

Sanciones por Incumplimiento

El anteproyecto no solo ofrece recomendaciones; incorpora un régimen de sanciones más severo para aquellos que no cumplan con la nueva norma.

La ausencia de un mecanismo formal de control horario constituye, en primera instancia, una infracción grave, susceptible de multarse en hasta 7.500 euros por episodio.

Si se prueba un fraude sistemático o la vulneración de derechos laborales, la misma conducta salta a una categoría muy grave, donde la sanción puede superar los 187.000 euros en función del daño o abuso identificados.

Una inspección laboral que se encuentre con unos registros irreales o ausentes no solo multará; con frecuencia ampliará el alcance de su examen, limitará subvenciones vigentes o dejará al empresario sin ciertos beneficios fiscales que ofrecía el Estado. Por tanto, el impacto va más allá del instante en que se constate la falta.

Las ventajas del software de recursos humanos

La urgencia de adaptación parece evidente, pero un registro mensual en la nube ofrece tranquilidad jurídica permanente. Además, resuelve conflictos internos por horas no contabilizadas y elimina el intercambio de papeles que se pierden en la oficina.

Un programa especializado en recursos humanos como Sesame HR puede evitar que los datos sean alterados de forma indebida. Asimismo, asigna tareas y responsabilidades de manera inequívoca, alineándose con las exigencias estipuladas por la Ley General de Protección de Datos.

La herramienta ofrece al usuario un claro panel de control: puede verificar su historial, revisar horas y descargar extractos. Este nivel de apertura contribuye a cimentar una relación laboral más equitativa.

El personal encargado de la gestión de talento accede a registros de fichajes, pausas y horas extraordinarias en cuestión de clics, lo que permite una planificación más precisa y mitiga el riesgo de exceder los márgenes legales.

El sistema agrupa la información, anula tareas manuales y produce informes listos para nómina, auditoría o distribución de turnos, lo que genera ahorros tanto temporales como económicos.

Cuando los trabajadores advierten que sus horas son registradas de forma imparcial y pueden confirmar esa objetividad, el clima interno tiende a mejorar y se reduce la incidencia de disputas.

En suma, un software tan eficiente como Sesame HR se adapta al tamaño de cada empresa, desde pymes hasta grandes corporaciones. La arquitectura del software es escalable, de modo que la misma solución puede acompañar a una startup en crecimiento y más tarde servir a una multinacional.

Herramientas como Sesame HR permiten adaptarse fácilmente al nuevo escenario, garantizando cumplimiento legal, ahorro de tiempo y datos valiosos para optimizar la gestión de personas.