Cómo ser productivo cuando tienes cientos de email en tu bandeja de entrada

¿Te ha tocado la lotería? Seguro que nada más llegar al trabajo, después de gestionar de mala forma tu síndrome posvacacional, tienes que lidiar con una bandeja de correo electrónico repleta de empresas haciendo Email Marketing.

Estás saturado de mensajes desde el mismo día en que te fuiste de vacaciones y sólo gestionar esta montaña de correos te va a llevar un buen rato, si además le sumas que tienes por delante una jornada llena de reuniones y montañas de trabajo la situación es insostenible. No te preocupes te voy a dar unos consejos para gestionar tu correo, sobre todo aquellas suscripciones que no dejan de aparecer en tu bandeja de entrada.

Etiqueta

Es un truco muy básico del que pocos hacen uso, diferenciar correos como trabajo, facturas, cupones descuento, etc. Después de etiquetarlos sólo tendrás que hacer clic en la etiqueta general y ver en un listado todos los correos que te han llegado de esta categoría, una manera más rápida de contestar o borrar de forma definitiva.

Agrupar Correos desde Gmail

La herramienta de Email de Google se ha convertido en un indispensable para todos aquellos que también usan el resto de sus aplicaciones en el Smartphone: Google Music, Google Play Store, Google Fit, Google Drive, Google Maps, etc. Para agrupar los correos en esta aplicación de email deberás:

  • Abrir Gmail
  • Hacer clic en la rueda dentada
  • Seleccionamos Configuración
  • Vista de conversación y habilitar para que se agrupen.
  • Guardar cambios al final de la página.

De esta manera tu bandeja de entrada estará agrupada en conversaciones.

Organizar correos en Outlook (antiguo Hotmail)

En esta versión de gestión de email te indico que vas a tardar un poco más, puedes hacerlo de dos formas filtrando o haciendo carpetas pero no se te verá de forma agrupada como en Gmail.

En el modo filtro podrás ver la bandeja de entrada por fecha, remitente o tamaño. De la otra manera primero creas las carpetas y después ordenas los correos moviéndolos a ellas.

Método de las 5 carpetas

Un método algo revolucionario que es muy sencillo en su clasificación:

  • Hoy
  • Esta semana
  • Este mes
  • Este trimestre/semestre/año
  • Para tu información (FYI for you information en inglés)

Es un sistema muy productivo para todos aquellos cargos que trabajen con correos electrónicos de forma diaria y también muy activamente. En mi opinión añadiría otras dos: Urgente y Prioritario para tenerlo todo de forma mucho más controlada y responder de forma inmediata.

Método Kanban

Se trata de un nuevo método en el cual podrás ver tu bandeja de entrada como un tablero de Trello. Ágil y productivo así es como se vende Trello y ahora puedes imitarlo en Gmail ordenando tu correo electrónico de la misma forma.

Eliminar suscripciones

Creo que ha llegado el momento en el que en tu bandeja de entrada deje de entrar todo tipo de publicidad. Puede que hace unos años te suscribieras, pero ahora ya no es de tu interés y si te paras a pensar en todo el tiempo que inviertes en realizar la tarea de dejar la suscripción, puedes asustarte. Por ello te recomiendo unos cuantos métodos para cancelar estas suscripciones de una sola vez.

  • Gmail introduce un botón para cancelar las suscripciones que funciona muy bien.
  • Unsuscriber es una página web donde puedes eliminar todo el correo electrónico no deseado y muy fácil de utilizar. Introduces tu dirección de correo electrónico. Introduces en una carpeta que se llama unsuscribe todo lo que no quieras y él se encarga de eliminarlo y que no vuelvas a recibir ningún email de esta compañía.

 

2 Commentarios en "Cómo ser productivo cuando tienes cientos de email en tu bandeja de entrada"

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